Bevezetés

Olyan gyakorlati referenciákkal rendelkezõ szoftvert mutatunk be, amely hatékony eszköze SCM-el támogatott profitorientált termelésnek.

A logisztikai kontrolling igénye a hatékony termelési struktúrák mûködtetésébõl következik. A cikkek és folyamatok elemzésére, a termelés- és raktár-irányítási rendszerek egyáltalán nem, vagy csak kis mértékben támogatják a vállalkozók kívánságait. A szoftver alapötlete, hogy a nagy rendszereket kiegészítve hatékony eszköze legyen a raktár- és készletgazdálkodási folyamatok elemzésének, valamint a költségek és vállalati folyamatok optimalizálásának. A végcél mindenképpen az, hogy a termelõ vállalatok, a termékek elõállítási költségeinek csökkentése mellett a készletszintek redukálásával és egyéb optimalizációs folyamatokkal olyan eredményeket érjenek el, melyek megkönnyítik a piacon maradásukat, az eljárások segítségével pénzt takaríthatnak meg, amit aztán a cég fejlesztésébe forgathatnak vissza; valamint elérhetik, hogy hatékony és nagy kiszolgálási fokkal rendelkezõ láncszemei lehessenek az ellátási láncnak.

A szoftverünk kifejlesztése már közel tíz éve elkezdõdött. A 2001. év végére értük el azt a szintet, hogy a korábbi, fejlesztéssel párhuzamos elemzések mellett, elkészült a program teljes verziója, melynek segítségével az ügyfelek már egy teljes értékû szoftvert kapnak a kezükbe, amit felhasználhatnak eredményességük növelése érdekében.

A kiváló európai referenciák bizonyítják, hogy a szoftver használata hatékony költségmegtakarítást eredményez, javul a cég likviditása, nagyobb szervizfokkal állhat a megrendelõk szolgálatára, valamint saját beszerzéseit is optimalizálhatja.

A programcsomagot a következõ fejezet mutatja be. Részletesen ismertetjük az elemzések fázisait, alkalmazott analíziseket, majd pedig egy gyakorlati eredmény igazolja, hogy a szoftver segítségével megvalósíthatók azok a törekvések, amelyek minden logisztikai szakember számára elérendõ célok. A kontrolling sikereinek eléréséhez feltétlenül szükség van a termelést végzõ cég logisztikai csapatával való szoros együttmûködésre. Egyrészt az elemzések elvégzésekor, valamint a tervezéskor jut fontos szerep a helyi tapasztalatoknak, hiszen csak biztos adatok felhasználásával érhetõ el az, hogy a kontrolling meghozza azt az eredményt, amit tõle várunk.

A rendszer elemzése nem zárul le az elsõ analízisek során. Igazi sikereket akkor lehet elérni, ha a kezdeti eredményeket felhasználjuk, és az ellátási lánc menedzsmentjét tovább folytatjuk 1…2 éves idõtartamon keresztül. Így tudjuk a leghatékonyabban elvégezni munkánkat, melynek eredménye egy elégedett cégvezetés, egy magas kiszolgálási fokkal rendelkezõ termelés valamint egy rendkívüli hatékonyságú raktár, melyek biztosítják a cég eredményességét.

Elemzések elõkészítése

Az elemzéseket egy gondos elõkészítési fázis elõzi meg. Mivel nincs két egyforma cég, ezért magát a szoftvert is a lehetõ legrugalmasabbra terveztük, valamint az adategyeztetések során is maximálisan alkalmazkodunk partnereinkhez. Nagyon fontos szempont az elemzések sikere érdekében, hogy a vizsgált cég, valamint az analíziseket végzõ team szakemberei között megfelelõ kapcsolat alakuljon ki, hiszen ez lehet a záloga annak, hogy az információk pontossága valamint rendelkezésre állása lehessen az alapja az eredményes munkának.

Az elemzés során partnereinktõl egy flexibilis adattranszfer program segítségével átvesszük a cikkek és a hozzájuk tartozó mozgások adatait, amit egy gondos tervezési fázis elõz meg, melynek során kialakítjuk a cégre jellemzõ és ez által vizsgálni kívánt hierarchiaszinteket, a mozgáskódokat, valamint adatmodelleket. Már az adatok átvétele során jelentõs, a további elemzéseknél jól használható információkhoz jutunk.

A siker elengedhetetlen feltétele, hogy a LogControl alkalmazásai számára a lehetõ legpontosabban vegyük át a cégek adatait. Alapvetõen kétfajta információra van szüksége a programnak: a felhasználók cikktörzsállományára, melyben a cikkszámmal azonosított cikkek paraméterei megtalálhatóak (megnevezés, ár, beszállítási idõ, csomagolási egység, mértékegység, stb…), valamint az ehhez tartozó folyamatok listájára. A folyamatok lehetnek beszerzés jellegû (beszerzés, vásárlás, raktárközi betárolás, visszavét, stb…), felhasználás jellegû (felhasználás, kivét, raktárközi kitárolás, bizományba adás, stb…), valamint készletmódosító (nyitókészlet, abszolút készletszint-korrekció, relatív készletszint-korrekció, stb…) mozgások.

Ezt követi az elemzés idõtartamára vonatkozó adattömörítési és számítási folyamat, melynek során egy adott idõintervallumban kiszámított és tetszõleges (heti, havi, negyedéves, stb.…) periódusra vonatkoztatott eredményeket készít elõ a program. Az adatelõkészítés segítségével érhetõ el az, hogy a LogControl alkalmazása során még nagy adatmennyiségek kiértékelése esetén is rövid (max. 1-2 mp) idõ alatt eredményhez jutunk.

Az elõkészítés másik fontos feladata, hogy az elsõ elemzéseket követõ idõszakban a nyomkövetés számára elõkészítse az adatbázist. Az elemzések további folytatása lehet az alapja annak, hogy megfelelõ eredményeket érjünk el. Amennyiben ezeket az eredményeket hasznosítjuk, nem csak egy jól mûködõ logisztikai rendszert kapunk, mely megfelelõ hatásfokon üzemel, hanem elõkészíthetjük a vállalati rendszert arra, hogy továbbléphessen egy magasabb szint, nevezetesen egy virtuális rendszerintegráció felé. Ez azt jelenti, hogy ennek bevezetése során nem csak a vállalati termelésirányítási rendszer mûködik, hanem ennek összekapcsolása és hatékony mûködtetése a termelési lánc többi résztvevõjével egyetemben. Egy ilyen kapcsolat lehet többek között a záloga annak, hogy a termelõ cég logisztikai és informatikai háttere egységesen teremtse meg a leghatékonyabb és legköltségkímélõbb megoldást a termelés és raktározás számára.

Elemzés

A munka négy fõ fázisra bontható. A helyzetelemzés fázisában felmérjük a partnercéget, egyeztetjük a technikai adatokat. Ezt követi a rendszerterv fázisa, melynek során az adatokat felhasználjuk és kialakítjuk a logisztikai rendszer informatikai hátterét. Elvégezzük a kezdeti elemzéseket és ezek alapján segítjük a vezetõi döntések meghozatalát. Ezután az üzemeltetés fázisában folyamatosan értékeljük a vállalat adatai alapján az eredményeket, javaslatokat teszünk a további eredményesség eléréséhez. A munkát befejezve készül egy összefoglaló dokumentáció, s értékeljük az elért eredményeket. A fázisokat részletesen a következõ táblázat mutatja be.

Az elemzés menete

Az elemzések típusai

A kontrolling során az alábbi területeket kívánjuk elemezni és azokban a megfelelõ vizsgálatokat elvégezni:

• Folyamatok elemzése
A tény és tervadatok elemzése, a kettõ összehasonlítása, a tervadatok értékelése, a megvalósulási folyamat ellenõrzése.

• Mennyiségi és értékviszonyok meghatározása
Ennek feladata a különbözõ tárgyak gazdasági jelentõségének megadása valamilyen fontossági sorrend formájában és ezek hozzárendelése a különbözõ értékcsoportokhoz. Ezek az elemzések kiválóan alkalmazhatók az összes racionalizálási intézkedés esetében. Segítségével például megállapítható az, hogy milyen termékek képviselik a forgalmon, a beszerzésen belül a legnagyobb részarányt, vagy milyen raktározott anyagfajták adják a beraktározott alkatrészek együttes értékének legnagyobb részét. Ezáltal lehetségessé válik az, hogy tervezési és irányítási intézkedéseket koncentráljunk olyan anyagfajtákra, amelyek az anyag teljes körû értékének jelentõs részét teszik ki. A vizsgált termékek fajtájától és az iparágtól függõen a legkülönbözõbb karakterisztikájú görbéket kaphatunk, melynek iparág szerinti elemzése fontos eredményeket tár föl.

• Felhasználások elemzése
Az egyes anyagfajták felhasználását hosszabb idõtartamon belül értékelve megállapítható, hogy egyrészt vannak olyan anyagok, amelyeket relatíve konstans mennyiségben használnak fel, másrészt léteznek olyan anyagok, melyeknek felhasználása bizonyos ingadozásoknak van kitéve. Végül lesznek olyan anyagok is, melyeknek felhasználása abszolút szabálytalan formát mutat. Ezeknek elõrejelzési pontosság szerinti rendezése eredményezi az elemek felhasználásának tervezhetõségét. A magas felhasználással és állandó felhasználási lefutással rendelkezõ cikkeknél lehetséges egy pontos gazdálkodás egészen a just-in-time beszerzéssel bezárólag. Ezeknél a cikkeknél megéri a beszerzés- és a termelésoptimálás minden eszközének felhasználása. Ezzel érhetjük el a legnagyobb hatást a raktározási költségek csökkentésében.

• Diszpozíció
Megfelelõen alkalmazva a költségoptimális beszerzési mennyiség meghatározása és alkalmazása jól mûködik, kisebb készleteket, kevesebb rendelést, és a szolgáltatás színvonalának megõrzését eredményezi, abban az értelemben, hogy takarékos és hatékony rendelési mennyiséget eredményez, elkerülve a szükségtelen kiadásokat. A rendelési modell optimalizációja során a tervezett felhasználási értékeket elemezhetjük. A rendelési költség, a raktározás kamatterhe, a minimális rendelési mennyiség és számos más paraméter segítségével modellezhetjük az elemzés tárgyát képezõ cikk legjobb rendelési megoldását, szem elõtt tartva az optimalizált modell nyújtotta költségmegtakarítást.

• Készletellenõrzés
A készletekhez kapcsolódóan számos olyan paraméter van, melyek elemzésével lényeges, a döntéshozatal során elsõdlegesen alkalmazott információkhoz jutunk. Ezek segítségével dönthetjük el a gazdálkodásban részt vevõ elemek gazdasági helyzetét, valamint a készletgazdálkodás erõs és gyenge pontjait deríthetjük fel. A minimális készlet elemzése során azon értékek lesznek összegezve, melyekben egy cikk sem végzett mozgást (minimális készletérték) és amelyekben minden egyes cikk negatív készletértékkel (készlethiba, mely könyvelési pontatlanságokat fedi fel) szerepel. Az elemzés minden cikk mindenkori legalacsonyabb készletét ellenõrzi, ezáltal rámutat a mozgást nem végzett és ebbõl következõen kockázat nélkül megtakarítható készletre.

• Elõrejelzések
A marketing által végzett megfigyelések és a piaci elemzések a termékek és termékvariánsok szempontjából bizonyos elképzeléseket összegeznek, azonban ezek az elõrejelzések még túl általános formában vannak megfogalmazva. Ezzel szemben pontosabbak lehetnek a termékek meghatározott csoportjainak várható forgalmi értékére vonatkozó piaci esélyei. Ez annyit jelent, hogy a marketing igen gyakran csak egy bizonyos termékcsoport darabszámának prognózisát tudja elkészíteni, de nem tud megbirkózni az egyes termékek abszolút pontosan meghatározott körével. Az értékesítési prognózisok bizonytalanságát éppúgy figyelembe kell venni az anyagszükséglet tervezése során, mint magánál az anyagkészlet megállapításánál, így megfelelõ elõretartó stratégia révén megelõzhetõ egy hibás elõrejelzés következtében fellépõ túl magas készlet. Ehhez nyújtanak segítséget az elõrejelzési analízisek.

• Hatótávolságok
A hatótávolság és forgási sebesség elemzése jelentõs segítséget biztosít a cikkek felhasználási és készletezési arányának vizsgálatában. A hatótávolság fontos szerephez jut a portfóliók készítésében is, mivel értéke nagyon jól jellemzi egy cikk mozgásainak gazdaságosságát.

• Mozgások eloszlása
Az utolsó beszerzések és felhasználások eloszlásának vizsgálata fényt derít arra, hogy az adott periódusban mely cikkeknek volt utoljára mozgása, ezáltal elemezhetõvé válnak azon cikkek, melyek a forgandó ill. elfekvõ kategóriába tartoznak, esetleg megszûntek. A megszûnt áruk szükségtelenül felduzzasztják a cikk-törzset és ez által megnehezíthetik a munkát. Az elfekvõ áruk beszerzési és felhasználási érték nélküli készlethordozók megtakarítható készletpotenciállal. Ezeket ellenõrizni kell, hogy érdemesebb-e kiselejtezésük, vagy újrafelhasználásuk, mint további készletezésük.

• Szervizfok
A saját szervizfok értékelése megmutatja, hogy mennyire tudjuk kiszolgálni azokat az igényeket, amelyeket vevõink támasztanak. Fontos ellenõrzési fázis a siker eléréséhez. A beszállítói szervizfok elemzése fontos döntés-segítõ eszköz partnereink kiválasztásánál. Ennek legfontosabb felhasználási területe a beszállítók kiválasztása, folyamatos értékelése, a velük kötött szerzõdések egyedi módosítása.

• Forgalomelemzés
A termelésben és a raktározásban részt vevõ elemek különbözõ paraméterek szerinti összehasonlítása és csoportosítása. Ennek segítségével minden részletre kiterjedõ elemzést végezhetünk, olyan portfóliókat, csoportosításokat felállítva, melyek használatával a kontrolling fázis megalapozhatja a további virtuális rendszer bevezetését. Az elemzésbõl származó tapasztalatok felhasználásával készlet messzemenõkig optimálható relatív kevés cikk koncentrált gazdálkodása és megerõsített ellenõrzése által.

A szoftver felépítése

A programcsomag hét alkalmazásból áll, melyek összessége adja a hatékony munka zálogát.

LogControl	A készletmenedzser A csomag legfontosabb eleme, amely a kontrolling-analíziseket végzi. Segítségével optimalizáljuk a cégek készleteit, akár 25-40%-os raktári ill. készletgazdálkodási költségmegtakarítást elérve. Legfontosabb analízis-csoportjai: mozgások, ABC és XYZ analízisek, portfóliók, készletmonitor, diszpozíció, rendelési modell, szervízfok.
Transfer	Az adatok varázslója A Transfer modul teljesen flexibilis módon oldja meg a cikk törzsadatainak és mozgásainak átvételét. ODBC csatolón keresztül gyakorlatilag bármilyen adatbázis elérhetõ. Az adatok tetszõlegesen átalakíthatók, szûrhetõk, szerkeszthetõk. Az adatátalakítás során készült jelentés már alapja a cégek belsõ adatbázisának optimalizálásához és a hibák kiszûréséhez.
Compress	Az eredmények elõkészítõje A Compress készíti elõ az analíziseket a LogControl számára. Támogatja a napi, heti, dekádra vonatkozó, havi, negyedéves és éves analíziseket tetszõleges idõintervallumban. Egy alap adatbázisból tetszõleges számú elõkészített adathalmaz készíthetõ, mellyel maximálisra emelhetõ a LogControl analíziseinek változatossága és rugalmassága.
ChartDesigner	A grafikonok mestere Szinte minden LogControl analízist grafikon tesz szemléletessé. Ezek szerkesztését segíti elõ a ChartDesginer, mellyel a legegyszerûbb grafikonoktól kezdve a prezentációs megjelenésig mindent elõállíthatunk. Több tucat grafikonformátumot kezel, szöveget, grafikai elemet, képeket helyezhetünk el vele ábráinkon.
LogControl szerver	A munka irányítója A LogControl Server Agent koordinálja a hálózaton belül a munkafolyamatokat, felhasználókat és adatbázisokat. Az alkalmazások, az adatbázisok és a felhasználók minden adata ellenõrizhetõ vele, nyomonkövethetõ a LogControl használata a hálózaton ill. irányíthatóak a folyamatok.
LogControl Kliens	A beállítások ügynöke Ez az alkalmazás szolgál a programcsoport közös paramétereinek beállítására. A kliens számítógépek összehangolása a LogControl Szerver alkalmazással, az adabázis összerendelés, valamint a nyelvi beállítások elvégzése a legjelentõsebb feladata.
Organizer	A folyamatok megszervezõje A Transfer és Compress dokumentumok automatikus végrehajtását teszi lehetõvé, kibõvítve külsõ alkalmazás indításával, valamint LogControl makró kezelésével. Segítségével összefogható egy komplex feladat a felhasználó adatbázisának megismerésétõl az analízisek végrehajtásáig.

Az öntanulás folyamata

Az események nyomonkövetésére is ezt a modellt hasznájuk, hiszen tudnunk és elemeznünk kell a fejlesztés eredményességét, sõt a piaci dinamizmusnak megfelelõen folyamatosan korrigálnunk kell a konkrét megoldásainkat.

A rendszer felépítésekor a kontrolling nagyon fontos, hogy a termelõt pozícióba hozzuk a rendszer teljes bevezetése szempontjából. A sikert megalapozza az alapos vizsgálat és elemzés, ezáltal rámutatunk azokra a pontokra, amelyek változtatása eleve szükséges, vagy pozitív irányba befolyásolja egy esetleges virtuális rendszer bevezetését.

A rendszerintegráció bevezetése után, a kontrolling szoros kapcsolatba kerül vele oly módon, hogy a kontrolling számára szükséges információk már nem csak a vállalatirányítási rendszerbõl érkeznek, hanem abból a közös, mindenki által alkalmazott felületbõl, melybe a vállalat – ezen belül a termelés – folyamatainak és paramétereinek adatain kívül, a beszállítók, megrendelõk, és a gazdasági folyamatok egyéb résztvevõi is adatokat halmoznak fel. Ez lehetõvé teszi azt, hogy amíg a kezdetekben csak az irányítási rendszer adataira alapozott kontrolling eredményeit tudtuk felhasználni, a késõbbiekben ezeket már összehangolhatjuk és eredményesebbé tehetjük a teljes folyamat többi alkotóelemének bevonásával, így a kontrolling eredmények is sokkal pontosabbak és sokrétûbbek lesznek.

További feladat, hogy a kontrolling, alkalmazása során, az abból nyert adatok felhasználásával, helyi döntések meghozatalát segítse. Ezek a döntések fontos szerepet játszhatnak abban, hogy a kezdeti elemzések alkalmazásának milyen sikere lesz a jövõben.

A lehetséges változtatások pl. a következõk:
• Ügyfélorientált gyártás- és szállításszervezés
• Just in time szállítások növelése
• Beszállítók változtatása eredményességüktõl függõen
• Beszállítók pontosabb ellenõrzése
• Logisztikai és beszerzési csoport létszámának növelése, az egy emberre jutó szervezési és optimalizációs munka csökkenése
• Ügyfélszolgálat korszerûsítése és átszervezése
• A termelés, az eladások és a tervezés átalakítása
• Kommunikáció javítása
• Termelésirányítási rendszer javítása, ismert problémák megoldása
• A kontrolling rendszer alkalmazása párhuzamosan a termelésirányítási rendszerrel

Ezek segítségével, valamint a kontrolling által szolgáltatott eredményekkel a cég piaci helyzete javul, hatékonysága nõ, költséget takarít meg, ezáltal eléri azt a célt, amit a következõ szint – a virtuális rendszerintegráció (B2B elemek) – bevezetése megkíván.

Amiért egyedi a megoldásunk

Megoldásunk stratégiailag kétfajta elõnnyel jár.

1. Az egyiket a társaság gazdasági mutatói fogják bizonyítani, ahol az optimalizálásnak, a hatékonyság növelésének eredményei megmutatkoznak abban, hogy amennyire nõ a profit, valamint mennyire tudják a saját költségeiket csökkenteni.

2. A másik terület a megrendelõk elégedettsége, amely ugyan kapcsolatban áll az elõzõvel, de a jóságfok javulása nem csak anyagi, hanem jelentõs erkölcsi elõnnyel is jár, melyet csak megbecsülni tudunk a cég további eredményességét illetõen.

Az elõnyök elsõ lépésben a készletek szintjének csökkenésében fognak realizálódni. A felszabaduló tõke visszaforgatható a cég termelésébe, így közvetve a bevételek is növekedni fognak. Mindemellett várható, hogy a termelõ cég szélesíteni tudja cikkeinek palettáját, újakkal tud megjelenni a piacon.

A diszpozíció segítése révén nyomon követhetõek és optimalizálhatók a rendelések, ezeknél is jelentõs költségmegtakarítás érhetõ el, valamint a kapcsolt rendszerek számára továbbított információk is minõségi javuláson mennek keresztül. Az elemzési rendszert összekapcsolva a termelésirányítási rendszerrel növelhetjük annak hatásfokát, integrálása esetén nélkülözhetetlen kiegészítõje lehet annak, segítve a menedzserek munkáját. Várhatóan javulni fog a saját és a beszállítói kiszolgálási fok is, magasabb rendelkezésre állás lesz biztosítható a megrendelõk felé, valamint a beszállítók felõli oldalon is minõségi javulás prognosztizálható.

Vevõink elégedettebbek lesznek, költségeinket optimalizáljuk, hatékonyságunk növekszik.

A következõ fejezetben bemutatjuk a szoftver alkalmazásának eredményeit egy olyan cég esetében, melynél a kontrolling rendszer alkalmazásával rendkívül attraktív eredményeket értünk el.

Jövõkép

Napjainkban a szoftver fejlesztése nem állt meg. Újabb analízisek kerülnek bele az alkalmazásba, újabb metódusokkal bõvül a kínálat. A legfontosabb változás, mely küszöbön áll az, hogy az eddigi kliens-szerver architektúra fejlettebbé válik, a szolgáltatást egy ASP (Application Service Providing) rendszerbe történõ integrálás követi.

Ennek keretén belül felhasználjuk a legújabb technológiákat, a legjobb rendszerelemeket állítjuk munkába. Ennek mûködése során terveink szerint a vállalatok XML formátumban fogják adataikat egy központi szerverre küldeni, ahol automatikusan kiértékelésre kerülnek, szakemberek végzik majd el a kezdeti lépéseket az adatbázison, melynek használatát is támogatják majd. A felhasználók egy egyszerû internetes böngészõ segítségével tudják majd mindazokat az elõnyöket élvezni, amelyeket a LogControl rendszer kínál.

Emellett párhuzamosan szolgáltatást is nyújt cégünk, melynek során a jelen dokumentumban megfogalmazott alapokra építve elvégezzük a cégek átvilágítását, és segítünk nekik abban, hogy hatékonyan végezhessék munkájukat.